공문서 작성법 안내 및 예시

백지에 글을 써야 하는 것은 여러모로 어려운 일입니다. 내용을 다른 사람들이 잘 이해할 수 있도록 적는 것도 쉽지 않은데 문서 형식까지 갖춰야 한다면 더욱 그렇습니다. 공적인 업무 차원에서 작성하는 문서나 회사, 기업, 단체, 공공기관 등 내가 소속된 기관을 밝히고 기관 차원에서 작성하는 문서는 신경써야 하는 요소가 실제로도 많은 편입니다. 자주 보고 몸에 익히실 수 있도록 공문서 작성법을 예시를 통해 함께 살펴보겠습니다.

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  공문서 작성법 안내 및 예시

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시대에 따라 공문서 작성 방법도 조금씩 변화하고 있습니다. 맞춤법이나 띄어쓰기가 그러하듯 보다 현실성 있고 편리하게 소통 가능하도록 하는 것입니다. 실제로 잘 갖춰진 문서는 업무를 간소화하고 표준화하고 협업을 편리하게 하기 때문에 효율성을 높인다는 점, 직접 경험해 보셨을 겁니다. 이를 위해 공문서 작성법도 계속해서 개선되고 있는데 오늘은 작성일 기준 가장 최신의 작성법을 알아보도록 하겠습니다.

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우선 자주 사용되는 어휘에 대해 알아두면 도움이 됩니다. 문서는 분류를 위해 사용되는 용어들이 있습니다. [훈령], [지시], [예규], [일일명령], [고시], [공고] 등입니다. 이 같은 문서의 종류에 따라 작성 형식이나 문서 번호를 매기는 방법, 문서 작성의 목표가 달라지므로 이러한 문서 종류부터 익혀두시면 좋습니다.

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예를 들면 법규문서는 [법률 제1234호]로 문서를 매기며 훈령 및 예규는 [훈령 제5호]로 문서 번호를 적습니다. 지시는 연도를 표시하여 [지시 제2019-5호] 등으로 적고 고이 및 공고 문서도 [고시 제2019-5호]의 형식으로 적습니다. 민원문서나 일반문서, 보고서는 생산등록번호 등을 사용하여 문서 번호를 적습니다.

이후 본문은 기본적으로 한글로, 쉽게 작성하는 것이 기본입니다. 읽는 사람이 이해할 수 있도록, 어문규범에 맞게 한글로 작성하고 동음이의어나 혼동될 수 있는 어휘는 별도로 한자나 외국어 등을 추가하여 괄호 안에 적습니다.

공문서 작성법 중 헷갈리는 부분이 특수문자입니다. 하나의 사항에 대해 소제목을 적어 나열해야 할 때 어떤 식으로 표기할지 헷갈리기 쉽습니다. 항목은 숫자와 온점을 사용하여 [1.], [2.], [3.] 로 표기하는 것을 기본으로, 하위로 향할 때 [가.]. [나.], [다.] 형식을 사용하며 이후 [1)], [2)], [3)]의 형식으로 오른쪽 괄호를 사용하는 등입니다. 필요한 경우 하이픈(-) 등 특수기호도 활용할 수 있습니다.

이처럼 항목별 소제목을 적을 때 사용하는 것을 항목기호라고 하며, 둘째 항목부터는 들여쓰기를 위해 두칸씩 옮겨 적으시면 됩니다. 항목과 내용 사이에는 스페이스바를 눌러 한칸 비워두며, 항목이 길어져 두줄 이상인 겨우 둘째줄부터는 각 항목의 첫 글자에 앞머리를 맞추어 씁니다.

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앞서 소개한 공문서 작성 예시입니다. 항목은 좌측부터 적고, 항목기호와 한칸 띄워 내용을 작성합니다. 하위 항목 기호도 정해진 순서대로 사용하며, 들여쓰기로 빈칸을 두 칸 띄워 구분하시면 보기에 편합니다.

본문을 적은 다음 항목이 나오는 문서라면 본문을 양쪽정렬로 왼쪽부터 적고, 앞서 소개한 것과 같이 항목기호를 붙여 순서대로 내용을 적으시면 됩니다. 또한 내용이 잘 보일 수 있도록 정해진 여백을 지키는 것도 중요한데, 공문서 여백은 위 3cm, 왼쪽 기본선 2cm, 아래/오른쪽 한계선 1.5cm를 기준으로 합니다.

공문서와 더불어 첨부 문서나 첨부 파일이 있는 경우에는 [붙임]을 적고 첨부 문서의 제목이나 명칭, 수량을 적으면 되겠습니다.

이번에도 앞서 설명한 공문서 작성법을 예시로 알아보겠습니다. 간략한 내용을 본문에 우선 적고 여백을 둔 다음 항목기호 사용법에 맞춰 일시, 장소, 참석대상 등의 내용을 적으면 됩니다. 첨부 문서는 [붙임]이라고 적어 명칭과 수량을 하단에 적으면 되겠습니다.

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이어서 공문서 작성법 중 문서의 맺음을 표시하는 방법도 알아보겠습니다. 문서의 내용이 끝났을 때에는 [끝.] 이라는 글자를 적어 더 이상의 전달 내용이 없음을 표기하곤 합니다. 본문 작성 후 문서가 끝난 경우 붙임 표시문 끝에서 스페이스바를 두번 눌러 빈칸을 두번 띄운 후 [끝.]이라고 적습니다. 문서 오른쪽 끝에서 내용이 끝났다면 엔터로 줄바꾸기를 진행하고, 빈칸을 두번 띄운 후 [끝.]이라고 적습니다.

표를 이용한 경우에는 표 밖에서 빈칸을 두번 띄워 [끝.]이라고 적으면 되는데, 문서 내용이 표를 다 채우지 않고 마무리되는 경우 빈줄 첫번째 칸에 [이하 빈칸]이라고 적으시면 되겠습니다.

이 외에도 문서의 특징에 따라 주문/본문/결문의 구성이나 각 작성법, 자주 사용되는 문장, 수신자나 경유 대상의 표시 방법 및 순서, 발신명의 기재, 직위나 직급 표기 방법, 일련번호, 공개구분, 서명표시 등 공문서 작성법으로 참고할 수 있는 내용은 그 양이 상당히 많습니다.

※ 행정안전부 홈페이지 바로가기

https://www.mois.go.kr/

그러므로 직접 행정안전부 홈페이지에 접속하여 이 같은 작성법 및 예시에 대한 설명을 확인하시는 것을 추천하고 싶습니다. 접속 후 [정책자료] – [간행물] 메뉴에서 [행정업무]를 검색하면 공문서 작성법과 관련한 개정 사항을 모두 확인하실 수 있습니다. 오늘 소개한 자료도 마찬가지로 행정안전부의 간행물 자료임을 밝히며, 이 같은 방법으로 효율적인 문서 작성 하시기를 바라겠습니다.